TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING WITH INTEGRATED DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM AND E-MAIL HANDLING

Training Implementation Of Electronic Filing

Training Integrated Document Management

A.    BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung kebijakan pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan pemerintah RI dengan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan.

Apabila semua hal tersebut di atas sudah diimplementasikan dengan baik dan benar, maka akan sangat membantu memaksimalkan proses pelayanan, baik kepada internal customer ataupun kepada external customer, sehingga diharapkan dapat membangun image yang baik dan meningkatkan daya saing bagi organisasi tersebut.

B.   OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
8. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

C.   SYLLABUS
1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
3. Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
4. Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/Dokumen Bagi Lembaga Negara/Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/Perorangan.
5. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
6. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
7. Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
8. Prosedure Filing System.
9. Langkah-Langkah Proses Filing
10. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
11. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
12. Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
13. Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
14. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
15. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
16. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
17. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
18. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
19. Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan  UU Kearsipan 43 2009).
20. Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
21. Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
22. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
23. Memahami implementasi dari  document control based on ISO 9001.
24. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
25. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
26. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
27. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
28. Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
29. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
30. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
31. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
32. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
33. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
34. Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
35. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
36. Cases study / diskusi / tanya jawab.

D.    AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

E.    DURATION :

1.    2  Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

F.    TRAINING METHOD :

1.      45% Theory  ( Document Management System / Records Management System )

2.      55% Practices  (Steb by step from using application EFIDMS software).

Dynamic and interactive training presentation

Workshop leader :

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom

Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta  di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain  di PT. Asiana IMI Industries, Tbk.,  PT. COMBIPHAR,  di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company).

Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.

Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS).  Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.

Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut :

IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment.

Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping  dan NLP di  bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah,  pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.