TRAINING PROFESSIONAL ROLE OF HIGH CALIBRE EXECUTIVE SECRETARY IN OIL AND GAS COMPANY

Training Peran Profesional Sekretaris Eksekutif Tinggi Kaliber Di Perusahaan Minyak Dan Gas

Training Perspektif Untuk Memahami Efektifitas Manajemen Dan Sasaran Organisasi

Executive Secretaries adalah orang-orang yang sangat dekat dengan pimpinan tertinggi perusahaan, baik anggota Direksi maupun Chief Executive Officer (CEO). Tuntutan usaha yang berkembang pesat dengan kemajuan tehnologi, mendesak agar para Sekretaris Eksekutif ini memahami dan memiliki kemampuan serta pengertian manajemen. Karenanya pengetahuan mengenai manajemen perusahaan cukup penting untuk mereka ini.

Key Result Area (KRA)  seorang sekretaris meliputi Filing, Typing, Scheduling, Communicating dan Managing Office ( petty cash, peralatan kantor dan lain-lainnya ). Semua aspek ini ahrus dikelola dengan baik. Khusus untuk seorang sekretaris eksekutif, fokusnya lebih kepada scheduling, communicating dan managing office.
Besarnya tekanan kerja (penting dan mendesak) menyebabkan banyak sekretaris eksekutif mengalami stress karena merasa kekurangan waktu untk menyelesaikan berbagai pekerjaan.

Bahkan waktu 12 jam masih terasa belum cukup untuk menuntaskan pekerjaan dikantor. Dilain pihak ada juga yang merasa kelebihan waktu sehingga mereka cepat merasa bosan dalam pekerjaannya, tetapi tidak tahu bagaimana caranya mengisi waktu luang itu.

Kunci dari pengelolaan waktu adalah pada pemanfaatannya. Sekretaris yang sibuk perlu meng-anggar-kan waktunya seperti meng-anggar-kan uang.
Pengelolaan waktu adalah bagian dari pengelolaan diri, dan hal ini menyangkut sikap dan falsafah hidup.
Dasar dari pengelolaan waktu adalah penentuan prioritas dalam pekerjaan maupun dalam sasaran hidup. Dengan mengetahui bagaimana mengelola  pekerjaan  yang intensif, maka seseorang akan terlepas dari tekanan beban kerja.
Semua tuntutan kemampuan diatas harus ditingkatkan dengan belajar. Dan karenanya mereka yang tergolong Executif Secretary perlu mengikuti pendidikan yang terarah.

Tujuan Pelatihan.
Agar peserta:
1. Dapat memahami dan menetrapkan kemampuan manajemen di era global yang sangat memerlukan antiusipasi cepat sebagai cirri khas oil and gas company, sehingga dalam menindak lanjuti tugas-tugas dari atasannya terhadap orang lain, baik dilingkungan sendiri ataupun diluar perusahaan, dapat menunjukkan sikap positif, yang meliputi kemampuan komunikasi, memotivasi dan mengarahkan.
2. Dapat meningkatkan efisiensi penggunaan waktu dan bekerja dengan pengaturan yang taktis, sehingga dapat melakukan berbagai aktifitas lainnya walau berada dalam tekanan kerja yang banyak.
3. Membantu para sekretaris  memiliki kemampuan dasar dan tambahan yang prima dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tuntutan kerja mencapai hasil maksimal dan dapat bekerja sama dengan atasan maupun orang lain secara baik.

Topik-topik Bahasan.
Hari Pertama.
Sessi 1: Perspektif untuk memahami efektifitas manajemen dan sasaran organisasi.
Ciri khas cil and gas company dalam pelaksanaan manajemen
Manajemen, fungsi dan tujuan organisasi
Pengelolaan administrasi yang modern

Sessi 2: Basic mentality skill for high calibre secretary
Completed Staff Work and Sense of Closure

Sessi 3: Interrelation Personal Communication Skill
Perilaku asertif dalam komunikasi dengan atasan dan rekan kerja

Sessi 4: To be a PR Staff in any situation
Meningkatkan kemampuan Public Relations
Mengenali diri sendiri dengan segala kekuatan pribadi
Komunikasi dan Public Relations

Hari Kedua
Sessi 5: Working Effectively with the Boss in high pressure of task
Hubungan atasan-bawahan yang effektif.
Keserasian hubungan atasan-bawahan

Sessi 6: Lanjutan – Working effectively
Bekerjasama dengan atasan secara efektif

Sessi 7: Managing time effectively to overcome the peak load
Waktu dan penggunaannya setiap hari
Daftar pembuang waktu (time wasters) dan usaha menghindarinya
Prinsip mengelola waktu
Distribusi energi dan menentukan prioritas
Tips membuat jadual dan metrics

Sessi 8: Mengelola kerja yang efektif dan efisien
Tetap produktif walau dibawah tekanan beban kerja
Membuat perencanaan dan usaha mengurangi beban
Timbulnya resiko stress dan tehnik mengelola stress

Hari Ketiga
Sessi 9: Membuat keputusan yang tepat
Proses pemecahan masalah ( problem solving )
Basis langkah pemecahan masalah

Sessi 10: Lanjutan – Membuat keputusan yang tepat
Membuat keputusan yang tepat
Fungsi sekretaris pada era informasi

Sessi 11: Managing your company and your own money
Finance and accounting for Secretaries
Mengelola keuangan kantor
Menggunakan kas kecil dan administrasinya

Sessi 12: Professional Appearance to achieving success
Penampilan sebagai penunjang sukses seorang Executive Secretary

Workshop Leader :
Achmad Sablie Drs Psi
Berlatar belakang pendidikan Fakultas Psikologi dari UI, pengalaman dibidang Marketing dan HR Management, terakhir sebagai Head of HRD Division di RCTI, HR Director di Hero Group of Companies, Human Resources Development Huffco / VICO Indonesia (Oil and Gas Coy) dan PT Semen Cibinong. Banyak memberikan pelatihan dan seminar dibidang Communication, Soft Skills dan HR Management, Senior Instruktur sekolah Pengembangan Pribadi John Robert Powers, Senior Consultant di Gede Prama Dynamics Consulting dan masih aktif sebagai konsultan internal HR di sebuah perusahaan manufacturing. Berbagai topik unggulan pelatihan yang sering diberikan diantaranya? Leadership, Psychological Training – Emotional Intelligence, Adversity Quotient, Assertiveness, Transactional Analysis, Motivation dan beberapa lainnya -,  Women Empowerment, Supervisory Management, Performance Management dan semua fungsi Human Resources Management. Beberapa perusahaan Oil & Gas, bank-bank BUMN maupun Swasta, industri perkayuan, industri
otomotif dan industri lain seperti PT Krakatau Steel, PT Telkom, PT PLN menjadi klien yang pernah ditangani.