TRAINING ADVANCE DOCUMENT MANAGEMENT AND ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION

Training Document Management

Training Electronic Filing

PENGANTAR PELATIHAN :
ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, satu sama lain saling menunjang dalam penerapan pengolahan kearsipan di perusahaan. Penerapan ISO 14589 pada Arsip perusahaan berguna untuk: (1) Meningkatkan citra perusahaan, (2) Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan, (3) Meningkatkan efisiensi kegiatan, (4) Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act), (5) Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan, (6) Mengurangi risiko usaha, (7) Meningkatkan daya saing, (8) Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan, (9) Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal.

Dan dengan adanya Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pengaturan akses arsip dinamis diatur secara lebih tegas dalam melaksanakan layanan arsip. Serta penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berasaskan: (1) kepastian hukum; (2) keautentikan dan keterpercayaan; (3) keutuhan; (4) asal usul (principle of provenance); (5) aturan asli (principle of original order); (6) keamanan dan keselamatan; (7) keprofesionalan; (8) keresponsifan; (9) keantisipatifan; (10) kepartisipatifan; (11) akuntabilitas; (12) kemanfaatan; (13) aksesibilitas; dan (14) kepentingan umum.

Pelatihan ini memberikan strategi manajemen dokumen level advance, dengan didasari ISO 14589 dan Undang-Undang No. 43 tahun 2009, diantaranya; Memilih, memilih dan membangun system, penggunaan peralatan kearsipan, dan system aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengklasifikasi, mendistribusikan, mendisposisikan, sampai dengan pemusnahan dokumen berdasarkan standarisasi internasional maupun nasional.

Dalam pelatihan ini Anda akan belajar bagaimana untuk:
1. Memahami konsep manajemen kearsipan dengan level advance, sesuai dengan prosedur dan standar kearsipan (ISO 15489 dan UU 43 tahun 2009)
2. Mengembangkan strategi dan konsep kearsipan secara tepat, agar sesuai dengan persyaratan bisnis perusahaan, hukum dan audit.
3. Membuat Proses Jadwal Retensi Dokumen (JRD) seperti penentuan masa retensi, cara pemusnahan, dan legalitas pemusnahan, atau menjadi arsip yang permanent.
4. Membuat system aplikasi Electronic Records Management System (EDMS) yang dapat digunakan perusahaan sesuai dengan standarisasi manajemen kearsipan.

TUJUAN Training :
* Memahami manajemen kearsipan tingkat advance, dengan membuat prosedur sesuai dengan standar kearsipan.
* Membantu menyelesaikan permasalahan perusahaan yang berkaitan dengan penyimpanan dokumen.
* Mempelajari konsep kearsipan tingkat advance dalam mengelola informasi dan dokumen, diantaranya; workflow dokumen, indexing, filing, audit dan kontrol system.
* Review terhadap vendor yang memberikan jasa atau solusi kearsipan.
* Membuat metadata aplikasi, klasifikasi, autorisasi / security dan pengaturan jadwal retensi dokumen (JRD).
* Bagaimana menerapkan undang-undang, standar dan regulasi yang berlaku mengenai manajemen dokumen.
* Membuat konsep SOP dan aplikasi kearsipan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
* Audit system standarisasi manajemen kearsipan.

METODE Training :
Training ini akan menggunkan metode adult learning principles, experimental leaning, fun leaning dan workshop dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan pemakalah (trainer).

GARIS BESAR BAHASAN :
Anda akan diberikan materi pelatihan mengenai;

Sesi 1 – Pemahaman Solusi Manajemen Dokumen
• Manajemen Rekod – ISO 15489
• Konsep SOP Manajemen Dokumen; Procedures, Work Instruction, Form, Classification and Retention Schedule

Sesi 2 – Perancangan dan Pengembangan Sistem Kearsipan
• Mencatat Jenis-jenis Dokumen
• Sistem dan Media Penyimpanan Fisik Dokumen
• Distribusi Dokumen
• Transfer / Pemindahan Dokumen
• Sistem Akses, Pengambilan dan Penggunaan
• Sirkulasi / Proses Peminjaman Dokumen
• Retensi dan Disposisi
• Sistem Klasifikasi
• Pengindeksan
• Pembuatan Nomor dan kode Fisik Dokumen
• Membuat Pusat Arsip (Records Center)

Sesi 3 – Electronic Records Management System (EDMS)
• Me-review Electronic Records Management Systems (EDMS)
• Alihmedia (imaging) dan masalah legalitasnya

Sesi 4 – Implementasi Sistem Kearsipan
• Implementasi SOP Kearsipan
• Monitoring , Control dan Audit Sistem Kearsipan – ISO 15489
• Membuat Kebijakan dan Prosedur Manajemen Kearsipan

Sesi 5 – Studi Kasus
• Permasalahan SOP dan EDMS
• Group 1 – Strategy
• Group 2 – Concepts
• Group 3 – Process
• Evalusi dan Diksusi

PELATIHAN SANGAT PENTING BAGI :
Pelatihan ini khusus ditujukan untuk mereka yang melakukan pengambilan keputusan dalam manajemen dokumen, diantaranya:
* Records managers
* Document controllers
* IT Management
* Document and Records Management personnel
* Document Management Supervisors
* Suppliers, Solution Providers and Vendors
* Users of Document and Records Management

Instruktur Training
Ma’sum, SE.
Ma’sum, Lulusan Universitas Indonesia spesialis jurusan Manajemen Informasi dan Dokumen tahun 2003. Seorang trainer muda berbakat dengan specialis keilmuan dalam bidang manajemen informasi, kearsipan dan perpustakaan. Beliau membangun sebuah Manajemen Dokumen Elektronik, bernama TIF DMS, yang telah di terapkan di beberapa klien. TIF DMS merupakan software lokal yang memiliki fungsi sesuai dengan kebutuhan dan kaidah manajemen kearsipan. Beliau sering menjadi pembicara dan penulis mengenai SOP, alihmedia, electronic filing, dan aplikasi kearsipan dan perpustakaan.Beliau juga aktif dan tergabung dalam komunitas Arsiparis dan Pustakawan Indonesia dalam mengembangkan dan mensosialisasikan system kearsipan dan perpustakaan di Indonesia.

Profesionalisme:
Sekneg (Sekretariat Negara), PT Antam (Aneka Tambang), PT Exxon Mobile, PT Pfizer Indonesia, PT Semen Padang, PT Batan Technology, Kemendiknas, Pemerintahan Provinsi Gorontalo, Dinas PU Kota Bontang, KPPU (Komisi Pengawas Persaingan, Usaha), PT MUC (Multi Utama Consultindo), PT Kliring Berjangka Indonesia, Komite Aksi Solidaritas Untuk Munir (KASUM), Yayasan TIFA, Yayasan Annida Al-Islamy.

Arief Chaeruiyatmanto.
Memiliki background keahlian dan pengalaman dalam pelatihan dan anlisa project manajemen dokumen, spesialis dalam manajemen dokumen eksplorasi(minyak dan gas) atau lebih dikenal dengan ‘document control’ dan dokumen rekam medis rumah sakit’medical records’. Beliau mengembangkan proses, sistem, dan prosedur untuk mengelola, tracking, dan jadwal retensi dokumen berdasarkan kaidah dan persyaratan pemerintah dan hukum. Beliau juga memiliki dasar yang luas pengetahuan dalam manajemen dokumen digital dan terintegrasi solusi RM ( Records Management) yang sudah diimplementasikan dibeberapa klien yang di kerjakannya.

Profesionalisme:
DJKN (Direktorat Jendral Kekayaan Negara), PGN (Perusahaan Gas Negara), PT Adhi Karya, PT Adhi Mix, RS. Jantung Harapa Kita, The World bank, PT Medco Energi Indonesia Tbk, First Pasific Davies Indonesia, Swa Sembada, British Council, Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen, Dep. Pertahanan dan Keamanan RI, dll.